עיצוב מצגות בפאוורפוינט, טיפים למתחילים

עיצוב מצגות בפאוורפוינט,

אין על מצגות, פשוט אין! המצגת היא כלי עוצמתי המשמש אותנו למטרות עסקיות, חינוכיות, שיווקיות, בין אם בחדר ישיבות, כיתת לימוד או באולם כנסים גדוש קהל, למצגת תפקיד מפתח בתהליכי העברת מסרים. רק לחשוב שלכל אחד מאיתנו יש על המחשב Powerpoint איתו ניתן לייצר כלי שכזה – מדהים.

עם מצגת טובה יבינו אותך יותר

לרוב, אצלנו בראש, המסר אותו אנו מבקשים להעביר נראה ברור כשמש, חי ובועט בעוד שהצופים שלנו לא תמיד יבינו מיד במה מדובר.

יתכן שהצופה שלך יקשיב לך אך ידמיין בראשו רעיון אחר לגמרי השאוב מעולם הדימויים הפרטי שלו. כאן נכנסת המצגת לתמונה, ומאפשרת העברת מסרים מורכבים והמחשה ויזואלית לתוכן שתיאורו המילולי מסורבל. שקפיה המתחלפים יוצרים זרימה ומהווים רקע וערך מוסף, הסימולטניות בין הנאמר בעל פה ובין התוכן המוצג על המסך הופכת את המצגת לכלי שאין שני לו.

מצגת טובה תגייס את הקהל שלך למען המטרה שלך

המצגת באה לחזק את דבריך על ידי דוגמאות והוכחות, לתת רקע וערך מוסף ״למכור״ את הרעיון שלך לקהל באופן קל ונגיש, לייצר שיח עם הקהל ובתור שכזאת, לגרום להם להתרגש מהרעיון שלך, להזדהות עם הסיפור שלך, להאמין בחזון שלך, ולפעמים אף להניע אותם לפעולה, לגייס אותם למען החזון ולהעלות בהם רצון לקחת חלק בתהליך.

Powerpoint כתוכנה המובילה והנפוצה ביותר בתחום עריכת ויצירת מצגות מאפשרת שימוש נוח ואינטואיטיבי בכלי זה, בנוסף היא מאפשרת עדכון תוכן שוטף בצורה פשוטה ומהירה, ועל ידי אנשים שונים, לדוגמה במצגת ארגונית המצריכה עדכון שוטף על ידי עובדים שונים של הארגון. עוד יתרון של Powerpoint הוא שילוב הממדים בפלטפורמה אחת: תמונות, תרשימים, סרטונים, אנימציה וכו׳.

על אף מתחריה ההולכים ומתרבים כיום בשוק – כשמדובר בשיתוף והפצת מצגות שקפים – Powerpoint עם ידה על העליונה, היא רק הולכת ומשתפרת עם כל גרסה חדשה, ו-Powerpoint של 2017 מעולם לא נראתה טוב יותר, עם מאפיינים חדשים ונוצצים, ממשק משתמש משודרג והתרחבות אל פלטפורמות המובייל וה-web.

במאמר זה נציג חמישה טיפים, קלים ליישום, לכל המעוניין להביא את המצגת שלו אל הפוטנציאל המלא שלה. אתייחס כאן גם אל מאפייני תוכנה בסיסיים היכולים לעזור כשניגשים ליצור מצגת Powerpoint.

מצגת טובה היא מצגת מדודה

מצגת טובה נותנת לקהל שלך תחושת זרימה והבנה מהירה וקלה של התוכן.

ככל שהתוכן מתומצת יותר, לקורא קל יותר לספוג את המידע, בעקבות תמצות המידע מתקבלת מצגת המתקשרת עם הקורא באופן מיידי, זכירה יותר ומותירה את חותמה. לשם כך יש צורך בבקרת מינונים והפשטת התוכן – תמציתיות. כמה שקפים עלינו ליצור? כיצד נדע האם המצגת שלנו מכילה יותר מידי שקפים? האם השקף שלנו מכיל יותר מידי נתונים? התמצות הוא תהליך אינסופי – כמעט תמיד ניתן למצוא עוד פרט מיותר אותו מומלץ להסיר מהזרימה הכללית של המצגת.

זום אאוט

בתהליך הזיקוק, עלינו להסתכל על הכל מרחוק ולבצע ״זום אאוט״ שיאפשר לנו לזהות את עיקרי הדברים, מהם הרעיונות והמסרים החשובים ביותר.

היררכיה

היררכית מידע כאמצעי להפשטת תוכן, יצירת מצב בו נתונים אינם מתחרים זה בזה על תשומת הלב, בידול חזותי, הדרגתי מהנתון החשוב ביותר אל החשוב פחות.

החסרה והוספה

הנתונים הפחות חשובים – האם הם מהווים הכרח? דרך טובה לזהות נתון מיותר היא לבדוק האם לאחר הסרתו, מסר השקף עובר בשלמותו, האם מסר המצגת נשמר?

משפט המפתח

על המלל להיות מתומצת ככל הניתן, נסו לגבש משפט מפתח מוביל לכל שקף. מומלץ לתת לו מקום של כבוד ובגריד קבוע ע״ג בשקף, כך הצופה יזהה אותו בקלות.

שקפי גיבוי

הזדמנות שנייה לכל אותם שקפים ונתונים שהורדנו מהפרק, שלב נוסף של סינון בו נחליט לשמור חלק מהנתונים כגיבוי, למקרה שהמשקיע הפוטנציאלי יבקש לפתע לראות את הגרף ההוא שבא לחזק אמירה שלנו במצגת, או את חוות הדעת הנוספות של לקוחותיך, אלו שסיננת משקף חוות הדעת במצגת שלך.

יצירת היפר-לינקים

את שקפים אלו נוכל לקשר לשקפי המצגת באמצעות היפר – לינק, כך נוכל לשלוף אותם בקלות במקרה הצורך. כמו כן יצירת היפר לינקים בין שקפים שונים במצגת יכולה לסייע בהידוק המסרים ולהעניק לקהל תחושת של התמצאות טובה יותר ויותר מזה, תחושה שאתה, יוצר התוכן , יסודי, מקצועי ובאמת יודע מה אתה עושה.

ריבוי תוכן הוא לפעמים דבר הכרחי

לעתים, למרות נפחו הרב של התוכן שלנו, לא נוכל לקצץ אפילו לא מילה.

מה קורה אם יש לנו הרבה מה לומר בנושא של שקף מסוים? מה אם אותו שקף כבר עבר תהליכי תמצות, היררכיות וגיבוש מסרים עיקריים, ועדיין, נותרו לנו המון דברים חשובים לומר לגביו?
בשלב מסוג זה הפתרון הטוב ביותר הוא פיצול השקף. ניתן ליצור שקף כללי המציג את הכותר כאשר אחריו מופיעים תתי-שקפים, כל אחד בתורו מוסיף נתונים חשובים אל קודמיו. ועם זאת, חשוב שנמנע מריבוי של שקפים בעקבות הפיצול, פתרון טוב הוא יצירת מצב בו הנתונים מתחלפים על גבי אותו שקף, כך עבור הצופה מדובר בשקף אחד, הרי הנושא לא השתנה, אך עם זאת הצלחנו להציג לו את הנתונים הרבים והחשובים שלנו באופן מאוורר וזורם יותר.

מעברים ואנימציות

ברוב המקרים המלצתי, פרט ל-fade, לא להשתמש באפקטים, עם זאת במקרים מיוחדים ועם הרבה שיקול דעת ניתן ליצור אנימציות מעבר מרהיבות, מצב של נתונים מתחלפים על גבי אותו שקף הוא אידאלי לשימוש במעברים אנימטיביים.

השאר לקהל שלך פירורי לחם

מצגת טובה תמיד תאפשר לקהל שלה התמצאות, לא ניתן לצפות מהקהל שלך להאזין לך בכל רגע נתון לאורך המצגת כולה, עליך לספק עוגנים גם עבור הצופה המרוכז והקשוב ביותר בקהל.

דרך אחת ליצירת עוגנים היא השימוש באייקונים. השימוש באייקונים מאפשר את העברת הרעיון באופן מהיר ואינטואיטיבי הרבה יותר מטקסט, אנו יכולים להשתמש בהם על מנת לתאם בין נתוני השקף ובין נתוני המצגת כולה. נוכל לפתוח את המצגת עם רשימת הנושאים העיקריים עליהם נדבר, לכל נושא נתאים אייקון מייצג, ואולי אפילו קידוד צבעוני. כך לאורך המצגת נוכל להשתמש באייקון כעוגן הבא להזכיר לנו מהו הנושא המדובר בשלב זה של המצגת.

יצירת אייקונים כקבצי EMF

אפקט עליונות התמונה

תמונה בעלת עוצמה חזותית הופכת לטריגר של הזיכרון, על פי תאוריית אפקט עליונות התמונה – המוח האנושי מעדיף לעבד נתונים ויזואלית מאשר טקסטואלית.

לתמונה יש יתרון על פני מילה כי היא מקודדת במוחנו פעמיים; גם מילולית וגם ויזואלית, ולכן תגביר את היכולת שלנו לקלוט אותה וגם לשלוף אותה מזכרוננו. ואילו המילה תיצור קידוד מילולי בלבד.
התרגלנו למודל ישן שבו המצגת מתבססת על טקסט ואילו התמונה מתלווה אליו אך למעשה, המודל האידאלי של מצגת זכירה ובעלת אימפקט מבוסס על ״תמונה קודם – טקסט אחר כך״.
תמונות עוצמתיות מייצרות אוירה, חפש תמונות המעבירות את הרגש הנכון עבור המצגת שלך, תמונות שיעזרו ליצור חיבור רגשי של הקהל שלך עם הרעיון שאתה מנסה להעביר, תמונות המשקפות את אישיות המותג שלך.

זכויות שימוש בתמונה

הדרך הטובה ביותר להימנע מבעיות זכויות השימוש בתמונה היא לעשות שימוש בתמונות מקצועיות ממאגרים חוקיים. קיימים מאגרי תמונות בתשלום רבים וטובים, בניהם SHUTTERSTOCK , ISTOCK ו-GRAPHICSTOCK. בנוסף השימוש במאגר תמונות מקצועי מבטיח לנו תמונות אשר צולמו ועובדו על ידי אנשי מקצוע והן באיכות הנכונה, לא מטושטשות או "מפוקסלות" ובממדים המתאימים.

יצירת סדרתיות

יש חשיבות להאחדת תמונות המצגת לכדי סדרה, באמצעות התוכנה ניתן לבצע עריכת תמונות בסיסית, להעניק להן אחידות צבעונית על ידי הורדת רווייה או שינוי הטמפרטורה. או לאחד את התמונות צבעונית על ידי בחירת צבע קבוע לכולן.

שימוש באינפוגרפיקה

אנשים אוהבים אינפוגרפיקה. היא לוכדת את תשומת ליבינו בכל פעם. אנו נחשפים לה ברשתות החברתיות ובתקשורת על תקן יומי, נפח חיפוש המילה "עיצוב אינפוגרפיקה" ברשת כפי שניתן לראות בגוגל טרנדס ממשיך לטפס מעלה בכל שנה.

בעולם מלא גירויים ועומס של מידע, טווח יכולת ההקשבה שלנו רק הולך ומתקצר, האינפוגרפיקה היא האמצעי החזותי האולטימטיבי להתמודדות עם תופעה זו. כאמור בסעיף 4, לתמונה יתרון על פני המילה מאחר ויכולת הלמידה הויזואלית של רובינו עולה על יכולת הלמידה הטקסטואלית, המוח שלנו ברובו מעבד נתונים ויזואלית, עם זאת, קיים חלק בלתי מבוטל במוח המוקדש לעיבוד טקסטואלי של הנתונים. היתרון הגדול ביותר הוא לאלמנט המשלב בין השניים – האינפוגרפיקה. יתרונות השימוש באינפוגרפיקה ברורים לנו היום, יותר מתמיד.

Smart art

רכיב ה-Smart art מציע לנו מגוון רחב של תבניות הניתנות לעיצוב אישי. זהו כלי נוח וקל מאוד לשימוש, התבניות מגיעות בנראות מאוד בסיסית אך הן ניתנות לסגנון ועיצוב גמיש למדי. באמצעות תבניות אלו נוכל ליצור אינפוגרפיקות המתארות תהליכים, תרשימי זרימה והיררכייה, פירמידות ועוד.

אז מה היה לנו?

הבנו שמצגת טובה היא אחד הכלים העסקיים החזקים ביותר והנגישים לנו ביותר.

אנחנו רוצים את המצגת שלנו תמציתית, קלה להתמצאות, מתובלת בתמונות מרהיבות (לטובת הזיכרון האנושי הממוצע) ומשודרגת באינפוגרפיקה – כי זה טרנדי, אבל בעיקר כי השילוב בין טקסט ואלמנט גרפי, כלומר אינפוגרפיקה, פשוט עושה את העבודה. המאמצים הכרוכים בשדרוג המצגת שלכם אינם גדולים והם בהחלט שווים את ההשקעה. דבר אחד אני יכולה להבטיח לכם – זה הולך ונעשה קל יותר ממצגת למצגת 🙂 אז קדימה, לעבודה!